1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử Theo định nghĩa tại điều 3, thông tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”.
Và có thể hiểu đơn giản hơn, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn VAT, (hoặc) Hóa đơn bán hàng giống như hóa đơn giấy (đỏ) như chúng ta thường sử dụng. Nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được “sản xuất” bởi các nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Và các nhà cung cấp này phải được Bộ Tài Chính cấp phép.
2. Hóa đơn điện tử có dễ sử dụng không?
– Việc xuất, lập, chỉnh sửa, hủy hóa đơn khá đơn giản. Bạn chỉ cần 30 phút là có thể làm quen thao tác trên máy tính và có thể tự làm được.
3. Có bắt buộc phải sử dụng Hóa đơn điện tử không?
Tất cả các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy thông thường theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Đối với các doanh nghiệp thành lập mới kể từ ngày 01/11/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử theo sự hướng dẫn của cơ quan thuế phụ trách tại địa phương.
– Đối với các doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế thì đến hết ngày 31/10/2020 phải chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử.
3. So sánh hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy?
Giống nhau: có cùng mục đích sử dụng và đối tượng sử dụng.
– Mục đích sử dụng của của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
– Đối tượng sử dụng thì đều là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán – mua hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Khác nhau: Khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, hai phương thức này sẽ có những điểm khác nhau cơ bản về: Ký hiệu số Serial, liên hóa đơn, chữ ký, hình thức lưu trữ, cách thức tra cứu.
Nếu hóa đơn giấy có ký hiệu trên hóa đơn là VC/15P thì bạn có thể dễ dàng nhận ra hóa đơn điện tử có ký hiệu trên hóa đơn điện tử hoàn toàn khác là VC/15E.
Nếu hóa đơn giấy có thể có nhiều liên đi kèm thì hóa đơn điện tử lại không hề có khái niệm liên.
Nếu hóa đơn giấy dùng chữ ký tay thì hóa đơn điện tử lại sử dụng hoàn toàn chữ ký số, được thiết lập chỉ với những thao tác đơn giản, có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và chủ thể pháp luật của dữ liệu được ký số đó là ai một cách chính xác và dễ dàng, gần như không thể có trường hợp giả mạo chữ ký số.
Nếu hóa đơn giấy thường được lưu kho và tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng thì hóa đơn điện tử lại được lưu trữ hoàn toàn ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp quản lý. Theo đó, khi muốn tra cứu, nếu với hóa đơn giấy bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu thì phương thức tra cứu hóa đơn điện tử lại khác, chỉ với vài cú click chuột, tra cứu đúng từ khóa hóa đơn cần tìm trên hệ thống thông tin lưu trữ là bạn đã có thể tra ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.
4. Hóa đơn điện tử đơn vị nào cung cấp tốt nhất:
– Hiện tại trên thị trường có các nhà cung cấp Hóa đơn điện tử được cấp phép của Bộ tài chính như: Viettel, VNPT, Misa, Thái Sơn… Theo kinh nghiệm của chúng tôi đã và đang sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử của một số đơn vị có thương hiệu lớn, uy tín thì xin chia sẻ với Quý doanh nghiệp như sau:
– Nếu công ty bạn quy mô vừa và nhỏ, xuất không nhiều hóa đơn thì nên chọn Viettel hoặc VNPT. Ưu điểm là xuất trực tiếp trên web, đt và sử dụng khá đơn giản. Chủ doanh nghiệp hay kế toán đều có thể tự thao tác và làm quen nhanh trong vòng 30 phút. Hai đơn vị này cũng có đội ngũ nhân viên tới chăm sóc khách hàng và hướng dẫn trực tiếp, dịch vụ sau bán khá tốt (theo đánh giá Viettel tốt hơn ở khoản này)
– Nếu công ty bạn quy mô vừa tới lớn có xuất nhiều hóa đơn, thì nên sử dụng phần mềm kê khai thuế của Misa và Hóa đơn điện tử Misa để đồng bộ dữ liệu. Phần mềm xuất hóa đơn của Misa có thể xuất trên điện thoại và tra cứu dữ liệu doanh nghiệp khi xuất hóa đơn khá tiện lợi. Tuy nhiên chi phí nhiều và cao có mất phí duy trì phần mềm.
– CÔNG TY TƯ VẤN KHỞI NGHIỆP VŨNG TÀU hiện tại là đại lý phân phối Hóa đơn điện tử tại tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu cho tất cả những đơn vị cung cấp ở trên.
5. CAM KẾT HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ:
– Miễn phí đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế
– Miễn phí thủ tục thông báo, phát hành
– Miễn phí thiết kế mẫu hóa đơn
